深圳市人民政府办公厅公文处理实施细则

    第一章 总 则

    第一条 为使深圳市人民政府办公厅公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和《深圳市人民政府工作?嬖颉返挠泄毓娑ǎ贫ū臼凳┫冈颉?

    第二条 行政机关的公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

    第?? 公文处理主要包括公文的签收、拆封、登记、分办、传批、办理、草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、发文（电）和归档等环节。

    第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

    第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

    第六条 行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本细则并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

    第七条 公文处理的工作人员要严格遵守国家行政机关公文处理方面的有关规定，忠于职守，认真负责。

    第二章 公文种类

    第八条 行政机关的公文种类主要有：

    （一）命令（令）

    适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

    （二）决定

    适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

    （三）公告

    适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

    （四）通告

    适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

    （五）通知

    适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

    （六）通报

    适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

    （七）议案

    适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

    （八）报告

    适用于向上级机关汇报工?鳎从城榭觯鸶瓷霞痘氐难省?

    （九）请示

    适用于向上级机关请求指示、批准。

    （十）批复

    适用于答复下级机关的请示事项。

    （十一）意见

    适用于对重要问题提出见解和处理办法。

    “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。

    作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。

    作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

    作为平行文，提出的意见供对方参考。

    （十二）函

    适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

    “函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

    （十三）会议纪要

    适用于记载、传达会议情况和议定事项。

    政府常务会议纪要，按政府任届编总序号。

    政府办公会议纪要，按年度编序号。

    第九条 “命令“”、“决定”和“通报”三个文种用于奖励时，应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。

    第三章 公文格式与要求

    第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。

    （一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

    凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年，秘密级事项十年认定。

    （二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急"、“平急”。

    （三）公文标明“特急”的即到即办，标明“急件”的当天办理。

    电报标明“特提”的属当天办理完毕；标明“特急’’的可根据实际情况，即到即办。

    （四）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

    （五）发文字号应当包括机关代字、年份（应用六角号“〔〕”括起）、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

    （六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。“请示”、“意见”、“报告”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

    （七）公文首页必须显示正文。

    （八）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

    （九）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

    （十）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字标识“附件"，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，用“1.”、“2．”……标明。

    附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字样。文件版记置于附件的后面，如“附件”与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件。

    （十一）公文除“会议纪要’’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

    （十二）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并且用汉字将年、月、日标全。“零”写为“〇”。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

    （十三）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

    （十四）公文最后一页，所剩空白处不能容下印章位置时，需另起一页加印章的，应当采取调整行距、字距的措施，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”方法解决。

    （十五）公文应当标注主题词。按照上级机关的要求标注主题词。

    一份文件主题词的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。主题词标在文件的抄送栏之上，顶格写。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式（文种）的词。

    一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再?缘诙鲋魈饽谌萁斜暌?

    （十六）当主题词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的后面加“△”以便区别。

    （十七）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标??

    （十八）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

    （十九）行政机关下发文的抄送排列顺序：市委办公厅、人大常委会办公厅、政协办公厅、纪委办公厅、法院、检察院等。不需抄送所有单位则写“有关单位’’或?忻饔泄氐ノ幻啤?

    （二十）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

    第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政?毓母袷健饭冶曜贾葱小?

    第十二条 公文用纸一般采用国际标准 A4 型（210mm×297 mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

    第四章 行文规则

    第十三条 行文应当确有必要，注重效用。

    第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

    第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

    部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

    部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

    第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

    行政机关联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

    联合行文的会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。

    第十七条 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

    第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。涉及机构、编制和经费问题的公文，市编制、财政部门要严格把关，先提出审核意见。

    第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。

    第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

    第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

    “报告”不得夹带请示事项。

    第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

    第二十三条 受双重领导的机关向?霞痘匦形模Φ毙疵髦魉突睾统突亍Ｉ霞痘叵蚴芩亓斓嫉南录痘匦形模匾庇Φ背推淞硪簧霞痘亍?

    第五章 发文办理

    第二十四条 制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

    第二十五条 各部门、各单位请求以市政府名义发文表彰的，按照市政府《关于我市行政奖励和表彰活动管理工作的意见》的规定，在报市政府审批前，送市人事局等相关部门审核并提出意见。

    第二十六条 草拟公文应当做到：

    （一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

    （二）公文中引用的法律、法规、规章及上级文件等要标识出处（标题、文号等）。对引文要进行核实，确保其准确性和时效性。同时将引用原文（绝密件和注明不准复印的除外）复、印附在草拟公文底稿后。

    （三）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

    （四）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

    （五）公文的规格应当根据行文的内容确定。

    （六）政府发出的规章，应按有关规定，一般?谩胺⒉肌保挥谩肮肌薄ⅰ鞍洳肌薄ⅰ鞍浞ⅰ钡茸盅?

    （七）政府文件中，不宜出现对地方党委作指示、交任务的字句。

    （八）文件中一般不要引用领导同志没有公开发表过的讲话或指示。

    （九）会议纪要中当姓名职务并用时，一般是姓名在前，

    职务在后，姓名职务之后不再加“同志”字样。会议纪要中已列出会议主持人，在会议出席人中，一般不再列出。

    （十）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

    （十一）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日，一般不用“今年”、“明年”等词来表述。

    （十二）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一） ”，第三层为“1．”第四层为“（1）”。

    （十三）应当使用国家法定计量单位。

    （十四）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    （十五）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

    第二十七条 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

    第二十八条 公文送负责人签发前，应当由市政府办公厅业务处（室）对是否确需行文，行文方式是否妥当，公文内容、文字、格式等方面按行文规定进行全面的审核把关。

    第二十九条 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。“主要负责人”指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。

    第三十条 公文正式印制前，由市政府办公厅一秘处进行规范性把关，重点是：审批、签发手续是否完备，体例、格式是否完整、统一、规范等。

    经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

    第三十一条 市政府规章和以市政府、市政府办公厅、市政府各工作部门名义印发的具有普遍约束力的规范性文件，除需要保密的外，应及时在《深圳市人民政府公报》和政府网站上刊登。在《深圳市人民政府公报》上刊登的规范性文件，为标准文本。

    第三十二条 紧急发文的处理。

    （一）急件的界定。急件是指按上级规定在指定时限上报的文件，市政府领导同志要求立即办理的及处理重大突发事件的文件，加盖急件章。

    （二）急件的处理。采取有关处室联合办理的方式，即办文处室完成文件拟稿、报批、校核程序后，由办文人员与一秘处核稿人员共同完成复核、印发等程序。

    第六章 收文办理

    第三十三条 各部门、各单位报送市政府的公文，统一由市政府办公厅受理。除市政府领导直接交办的或紧急重大事项外，对越级报送或多头主送的“请示”、“意见”、“报告”，办公厅不予受理。

    第三十四条 各部门、各单位原则上不得以单位名义向领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”。属领导同志指示直接向其本人报送的公文，经办公厅转呈的，有关单位应书面说明领导同志的交办意见，有书面批示的将批示原件或复印件一并交办公厅登记。

    第三十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。凡出台重要政策、决定，表彰先进集体、先进个人的，涉及市政府工作范围，需要以市委、市政府名义发文的文稿，由市政府办公厅按程序审核把关，并经市政府常务会议讨论或市政府领导审阅同意，以市政府党组名义或市长批示同意后报市委审定；出台一般性政策、规定，涉及政府工作范围，需要以两办名义发文的文稿，由市政府办公厅按程序先行审核把关，并在拟办意见中注明审核情况，附上相关资料和说明，经市政府秘书长和市政府办公厅分管领导同意后，转市委办公厅按程序呈批发文。

    第三十六条 各部门、各单位向市政府报送的“请示”、“意见”、“报告”，应当通过电子公文交换系统报送，对不宜通过电子公文交换系统报送的公文，相关单位报送纸质公文时应一式5份，同时提供相关附件，附软盘。注明联系人姓名和电话。特殊情况根据需求确定报送数量。需以市政府或市政府办公厅名义发文的，应同时报送发文代拟稿及软盘。报送文件日期与成文日期相隔不得超过5个工作日。

    第三十七条 各部门、各单位报送市政府的简报要少而精，每个部门原则上只向市政府报送一种简报，各部门所属机构编印?墓ぷ骷虮ǎ话悴恢苯颖ㄋ褪姓?

    第三十八条 对下级机关上报的需要办理的公文，市政府办公厅一秘处负责对公文格式、体例进行审核。办公厅业务处（室）负责对公文的内容及涉及其他部门事项是否经协商、会签等方面进行审核。

    第七章 退文处理

    第三十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

    第四十条 对各区人民政府、市政府直属各单位及企事业单位报送市政府需要办理的“请示”、“意见”、“报告”，办公厅依据国家行政机关公文处理的有关规定进行审核把关，对存在下列情形之一的实行退文：

    （一）直送市政府领导同志个人（领导同志交办事项和紧急突发事件除外）；

    （二）越级行文；

    （三）多头主送；

    （四）“请示”一文多事，不按规定抄送的；

    （五）文种使用错误，“请示”与“报告”不分，“报告”与“意见”不分；

    （六）“请示”未标注签发人（会签人）、联系人和联系电话；

    （七）未使用行文单位文头纸或未加盖单位印章；

    （八）以复印件、手写稿报文的；

    （九）反馈意见件未附征求意见原件；

    （十）部门内设机构除办公室外对外正式行文；

    （十一）报文时间与成文日期相隔超过5个工作日；

    （十二）不符合国家法律、法规的规定与政策要求；

    （十三）属于政府工作部门职权范围内的事务；

    （十四）涉及其他部门职权范围，未与有关部门协商或征求有关部门意见；

    （十五）拟以市政府、市政府办公厅名义发文未附代拟稿，或拟以市政府、市政府办公厅名义转发上级机关文件未提出具体贯彻意见；

    （十六）未附文中引用的政策、规定等相关文件；

    （十七）其他不应受理的。

    第四十一条 经审核需作退文处理的，属格式、体例方面不符合要求的由市政府办公厅一秘处负责直接退文，其他方面由业务处（室）办文人员填写《深圳市人民政府办公厅退文通知》，由业务处（室）负责同志和办公厅分管领导签字同意后，连同公文原件一并退报文单位。

    第八章 公文传批

    第四十二条 公文的传批、传阅原则按照领导同志的排序，本级公文传批件由后向前送批，上级公文传阅件由前向后送阅。

    第四十三条 公文主要内容涉及几位领导工作分工的，需报各分管领导阅批；如领导同志对不属自己分管范围的事项作了倾向性批示意见，还需请分管领导同志核批；几位领?纪镜呐疽饧灰恢碌模Ρㄇ氤Ｎ窀笔谐せ蚴谐げ枚ā?

    第四十四条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

    第四十五条 领导同志传批完毕的公文，原件一般不出办公厅。需转有关单位办理或阅知的，将批示复印件转相关单位（需加盖“深圳市人民政府办公厅文件复印章”），原件归档。

    但下列公文除外：

    （一）市政府规章和提请市人大或人大常委会审议的法规草案签批件，领导同志批示原件可转市法制办，复印件办公厅存档。

    （二）涉及财政拨款的公文可将领导同志批示原件转市财政局，复印件办公厅存档。

    （三）市政府各工作部门请示经市政府同?猓哉棵?

    名义发文的，领导同志批示原件可转报文单位，复印件办公厅存档。

    第四十六条 市政府提请市人大或人大常委会审议的法规草案，一般须经市政府常务会议讨论通过。由市领导直接?┓ⅰ?

    列入特殊程序的法规草案由市法制办提出，秘书长审定。

    第四十七条 领导同志批示意见不一致，或批示不明确的公文，待领导同志最终裁决后再予处理。

    第九章 市政府公文签发

    第四十八条 以市政府名义制发的公文，由市长或副市长签发。

    其中：

    提请市人大及其常委会审议的议案和其它事项，发布市政府规章、决定、命令（令），须由市长签署。

    向国务院、省政府、国家有关部门的请示、意见、报告，涉及全市总体规划、发展战略和政策、重大改革方案等事关全市经济社会发展和人民群众切身利益的重要公文，须由市长或市长委托常务副市长签发。

    以市政府名义发出的函件，也可授权秘书长签发。

    第四十九条 以市政府党组名义向市委报告重要工作、请示重大事项的公文，由党组书记签发，或经授权由党组副书记签发。

    第五十条 市政府全体会议、常务会议的纪要，由市长签发。

    第五十一条 市政府办公会议纪要，由主持会议的市长或副市长签发，或经授权由秘书长签发，或由受委托主持会议的副秘书长或市政府办公厅分管领导核报分管副市长签发，并在纪要中注明经分管副市长同意。

    第五十二条 以市政府办公厅名义制发的公文，一般由市政府秘书长签发；如有需要，可由分管?笔谐で┓⒒蚝吮ㄊ谐で┓ⅰＦ渲幸允姓旃宸⒊龅暮捎筛泵厥槌せ虬旃止芰斓记┓ⅰ?

    第十章 公文管理

    第五十三条 公文应统一收发、审核、用印、归档和销毁。

    第五十四条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经市政府办公厅分管领导批准，可以翻印。翻印时，应登记并注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

    第五十五条 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

    第五十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

    第五十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

    第五十八条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经市政府办公厅分管领导批准，可以销毁。

    第五十九条 销毁秘级（含密码电报）公文应当进行登记，到市保密部门指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。

    第六十条 机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。

    工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

    第十一章 公文归档

    第六十一条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。

    第六十二条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

    第六十三条 联合办理的公文，原件由主办机关整理、归档，其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

    第六十四条 本机关?涸鹑思嫒纹渌刂拔瘢诼男兴嬷拔裰霸鸸讨行纬傻墓模善浼嬷盎卣怼⒐榈怠?

    第六十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

    第六十六条 拟制、修改和签批公文，所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

    第十二章 公文督办

    第六十七条 公文的督办，按市政府办公厅关于加强督促检查工作的有关规定办理。

    第六十八条 督办工作要本着对党对人民高度负责的精神，坚持“突出重点、领导授权、分工协作、及时准确、注重实效的原则。

    第十三章 附 则

    第六十九条 行政法规、规章、规范性文件，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外事办的有关规定办理。

    第七十条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

    第七十一条 本实施细则自2005年11月1日起施行。2003年6月1日施行的《深圳市行政机关公文处理实施细则》同时废止。